Dekretacja faktur – co to jest i na czym polega?

Dekretacja faktur – czym jest i kiedy jest konieczna?

Każde zdarzenie gospodarcze w przedsiębiorstwie musi być odpowiednio wykazane. Najczęściej podstawą do rozliczenia się między osobnymi podmiotami jest faktura, która dokładnie określa rodzaj, obiekt oraz kwotę pieniężną danej transakcji. To jednak nie wszystko, czym musi zająć się dział księgowy danej firmy. Kolejną czynnością jest dekretacja faktur. Specyfika tego pojęcia oraz dokładna definicja zawarta jest w 21 artykule ustawy o rachunkowości.

„Dekretacja faktur to nic innego jak szczegółowe zakwalifikowanie oraz sprawdzenie, któremu poddawane są dokumenty księgowe. Niezbędne jest wskazanie miesiąca, w którym doszło do transakcji oraz sposobu, w jaki dowód księgowy został ujęty w firmowym rozliczeniu. Konieczne jest również opatrzenie go podpisem osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji przedsiębiorstwa” – mówi ekspert z firmy aasa.

Dekretacja faktur wymagana jest w przypadku wszystkich podmiotów prowadzących zarejestrowaną działalność gospodarczą. Jej przeprowadzenie jest jednoznaczne z potwierdzeniem zasadności firmowych dokumentów księgowych.

Rodzaje dowodów księgowych

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku jasno określa dowody księgowe, do których należą:

• faktury;
• faktury VAT RR;
• rachunki;
• dokumenty celne;
• dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym;
• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
• noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
• dowody przesunięć;
• dowody opłat pocztowych i bankowych;
• inne dowody opłat.

Podział oraz klasyfikacja dowodów księgowych

W tej części artykułu przyjrzymy się bliżej kolejnym częściom zapisów księgowych, którymi są dowody księgowe. Przykłady tych dokumentów to:

• zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
• zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
• wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Dodatkowo ustawa o rachunkowości wyróżnia także 4 kolejne rodzaje dowodów księgowych, które mogą być sporządzane przez jednostki gospodarcze. Są to dowody:

• zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
• korygujące poprzednie zapisy;
• zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
• rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych

Dowody księgowe w praktyce. Przykłady

Najczęściej spotykane dowody księgowe to:

Dowód księgowy zewnętrzny obcy – do tej grupy należeć będą głównie wszystkie faktury kosztowe oraz rachunki. Najczęściej są to należności względem podwykonawców danego przedsiębiorstwa, a także różnego rodzaju koszty takie jak wyposażenie, licencje czy opłaty za media lub prąd. Znajdą się tutaj również wszystkie faktury za zakupione materiały, surowce oraz półprodukty.

Dowód księgowy zewnętrzny własny – to odwrotna sytuacja do powyższego podpunktu. Dokumenty księgowe zaliczane do tej grupy to głównie faktury wystawione kontrahentom danego przedsiębiorstwa. Zaliczają się do tego między innymi koszty usług wykonanych dla innych podmiotów gospodarczych oraz osób fizycznych, a także sprzedane surowce, materiały, półprodukty oraz sprzedane, wytworzone towary.

Dowody księgowe wewnętrzne to transakcje zawarte w samym przedsiębiorstwie. Będą to:

• dokumenty inwentaryzacyjne,
• dokumenty potwierdzające obrót magazynowy takie jak przyjęcia zewnętrzne, „wuzetki” – wydania zewnętrzne, rozchody wewnętrzne, zwroty zewnętrzne,
• dowody dotyczące majątku takie jak likwidacje oraz przyjęcie środków trwałych do użytku w firmie,
• dowody kasowe, czyli wypłacanie oraz wpłacanie gotówki do kasy, raporty kasowe oraz wyciągi bankowe,
• dokument księgowy pokroju listy płac.

Dekretowanie w praktyce, czyli kontrola dokumentów

„Dekretacja dokumentów księgowych wymaga pewności, że wszystkie faktury oraz inne dowody zostały odpowiednio opisane i przyporządkowane. W tym celu przeprowadza się szereg czynności kontrolnych, których zadaniem jest sprawdzenie prawidłowości oraz rzetelności zdarzeń gospodarczych, które wystąpiły. Jeśli podczas sprawdzania dokumentów zostaną wykryte jakiekolwiek nieprawidłowości, to niezbędne jest odpowiednie ich skorygowanie” – tłumaczy analityk finansowy z https://www.aasadlabiznesu.pl/

Główną czynnością sprawdzającą jest kontrola merytoryczna. Polega ona na dokładnej weryfikacji, czy wszystkie dokumenty księgowe są poprawnie wystawione, czy zgadzają się widniejące na nich kwoty. Ważne jest również, aby powyższe dokumenty bezpośrednio pokrywały się z profilem działalności przedsiębiorstwa. Na tym etapie powinno się również dokładnie opisać poszczególne operacje gospodarcze lub transakcje, jeśli nie zostało to dokonane wcześniej.

Kolejną czynnością, która powinna zostać przeprowadzona, jest dokładna kontrola magazynowa. Ta czynność ma za zadanie wykazać, że dane widniejące w dokumentach księgowych faktycznie mają pokrycie w rzeczywistości. Polega na weryfikacji aktywów przedsiębiorstwa oraz sprawdzeniu aktualnych stanów zapasów firmy.

Dekretacja faktur wiąże się z jeszcze jedną bardzo ważną kwestią. Jest nią skrupulatna archiwizacja dokumentów księgowych. Firmowe faktury, rachunki oraz inne dokumenty księgowe powinny być przechowywane (najlepiej w formie fizycznej oraz elektronicznej). Przydaje się to do celów zarządczych oraz statystycznych, ułatwia optymalizację działalności przedsiębiorstwa. Co więcej, jest to wymagane, ponieważ stanowi jednoznaczny dowód na uczciwość zarządu firmy, który będzie niezbędny podczas ewentualnego audytu finansowego przeprowadzonego przez organy skarbowe.