Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – sposób na usprawnienie funkcjonowania firmy

Elektroniczny obieg dokumentów - korzyści

Właściwie dostosowany do potrzeb firmy obieg dokumentów to klucz do usprawnienia procesów biznesowych i bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Sprawny przepływ dokumentów wpływa bowiem na płynność pracy – przyspiesza wszystkie procesy zachodzące wewnątrz firmy, a także podnosi jakość kontaktów z kontrahentami. W dobie powszechnej digitalizacji prowadzonej działalności nie dziwi fakt, że coraz większą popularnością cieszy się elektroniczny obieg dokumentów w firmie, który zastępuje tradycyjne metody przepływu i archiwizacji danych.

Sprawny obieg dokumentów jest szczególnie ważny w przypadku dużych firm, których struktury organizacyjne są mocno rozbudowane. Właściwe rejestrowanie wpływających do firmy dokumentów, ich porządkowanie, klasyfikowanie, przesyłanie do odpowiednich działów i archiwizacja przy wykorzystaniu tradycyjnych metod wiąże się z zaangażowaniem wielu pracowników. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów możliwe jest zmniejszenie liczby osób włączonych w ten proces, a tym samym zniwelowanie pomyłek, będących wynikiem ludzkich błędów.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów to system informatyczny, który pozwala zarządzać przepływem dokumentów w firmie. Nowoczesne systemy pozwalają całkowicie zastąpić dokumenty w formie papierowej ich elektronicznymi odpowiednikami. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie może dotyczyć bowiem:

• dokumentów księgowych,
• dokumentów administracyjnych,
• dokumentów kadrowych.

Warto zauważyć przy tym, że jest to idealne rozwiązanie także dla małych, a nawet jednoosobowych działalności gospodarczych. Pozwala on bowiem na samym początku działalności na znaczne zaoszczędzenie kosztów i rezygnację z zatrudnienia lub współpracy np. z biurem księgowym. Co więcej, to właśnie takie formy działalności decydują się na ogół już na samym początku na całkowitą rezygnację z papierowej formy dokumentów, zastępując je wersją elektroniczną – przede wszystkim w sferze księgowości.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie najlepiej wprowadzać przy wykorzystaniu narzędzi oferowanych przez doświadczonych operatorów takich rozwiązań. Nowoczesne systemy do zarządzania przepływem danych są bowiem wyposażone w wiele przydatnych funkcji, które można dopasować do indywidualnych potrzeb i struktury firmy. Dzięki odpowiedniemu wdrożeniu elektronicznej wymiany dokumentów EDI można zapewnić nie tylko sprawną wymianę dokumentów księgowych z kontrahentami, ale także zintegrować  systemy magazynowe lub spedycyjne w firmie.

Warto rozważyć wybór operatora także z punktu widzenia dodatkowych usług, które oferuje, takich jak np. matching, który pozwala na automatyczne dopasowanie dokumentów na różnym szczeblu, czy walidacja, czyli sprawdzenie dokumentów pod względem składniowym, rachunkowym i biznesowym.

Elektroniczny obieg dokumentów a archiwizacja danych

Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko sprawny ich przepływ, ale także bezpieczna i nowoczesna archiwizacja. To sposób na pozbycie się wypełnionych tysiącami teczek i segregatorów archiwów i zastąpienie ich elektronicznymi nośnikami pamięci, płytami CD, czy zewnętrznymi serwerami. Warto zauważyć, że sam ustawodawca zauważył potrzebę regulacji przechowywania elektronicznych dokumentów księgowych w sposób nieco odmienny niż ich papierowych odpowiedników. Zgodnie z przepisami podatnik, może przechowywać bowiem efaktury także poza terytorium kraju siedziby. Jedyny warunek, który musi spełnić to ich udostępnienie właściwym organom skarbowym.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie oraz ich archiwizacja są także w dobie dzisiejszych rozwiązań w pełni bezpieczne. Nowoczesne systemy wyposażone są bowiem w certyfikaty bezpieczeństwa, które chronią przesyłane dane. Wymiana dokumentów prowadzona za pomocą szyfrowanych łączy staje się zatem bardziej bezpieczna niż tradycyjne metody przesyłania informacji.