Komunikacja w organizacji - jak ją usprawnić?

W czym tkwi problem?

Jeśli zmagasz się z opisanymi powyżej sytuacjami, to doskonale wiesz, że jest to obszar w firmie, który niemal natychmiast wymaga poprawy, aby zachować jakość pracy i zadowolenie pracowników. Wszelkie zmiany najlepiej wprowadzić po analizie dotychczasowej sytuacji i po lokalizacji jej źródła. Problemy z komunikacją mogą wynikać z nieodpowiedniego kanału komunikacji, zbyt małej ilości zatrudnionych osób zajmujących się komunikacją, brakiem przydzielenia odpowiedzialności lub brakiem czasu i pieniędzy na takie działania.

Od czego zacząć zmiany?

Jeśli Twój problem polega na częstym niedoinformowaniu, wystarczy, że znajdziesz odpowiedni sposób na przekazywanie nowych wiadomości. Wielkie korporacje i sieci największych sklepów stacjonarnych coraz częściej stawiają na nową technologię, jaką jest bot do rozmowy. Jego zadaniem jest przesyłanie wiadomości do wszystkich pracowników przez daną platformę. Natomiast, jeśli problem wynika ze zbyt skomplikowanych procesów rozwiązywania spraw pracowników i zbyt małej liczbie pracowników bot do rozmowy posłuży jako asystent i będzie odpowiadał na powielające się pytania.

Jak bot do rozmowy usprawni komunikację?

Wielu przedsiębiorców niesłusznie ocenia boty w sposób negatywny. Niesłusznie, ponieważ w głównej mierze użyteczność i skuteczność bota zależy od samego właściciela firmy. A dokładniej od jego wyborów: od firmy i platformy, z której usług skorzysta, od przeanalizowania sytuacji do zautomatyzowania, od zaangażowania i chęci, by stworzyć narzędzie, które realnie wyręcza pracowników. Jeśli stanie na wysokości zadania, z pewnością będzie zadowolony z efektów.

Główne zadania bota

W większości przypadków bot do rozmowy rozwiązuje typowe problemy pracowników. Odpowiada na pytania dotyczące zatrudnienia i pracy, udziela informacji związanych z organizacją i udogodnieniami, ale to nie wszystko. Poza dawaniem odpowiedzi, pozwala na wysyłanie powiadomień do konkretnych lub wszystkich pracowników, komunikuje wydarzenia i zmiany w firmie i wiele, wiele więcej.

Boty a korzyści finansowe

Bez wątpienia boty generują koszty. Trzeba znaleźć firmę, która zaprogramuje i zautomatyzuje rozmowy, opłacać miesięczne abonamenty oraz poświęcić kilka, a może nawet kilkanaście godzin na analizy. W zamian za to zwolnisz pracowników od wykonywania żmudnej, powtarzającej się czynności, będziesz mógł ich zaangażować do bardziej strategicznych działań lub po prostu w obszarach niewymagających automatyzacji. Jeśli umiejętnie wykorzystasz czas pracowników zajmujących się dotychczas niezautomatyzowanymi zadaniami, zwiększysz wydajność firmy. Obliczając wydatki bota do rozmowy możesz być zaskoczony i zamiast liczyć koszty, będziesz sumował zyski.