Trudno wyobrazić sobie firmę, w której nie dochodziłoby do powstawania jakichkolwiek dokumentów. Faktury, rachunki, zamówienia, karty płac – wszystko to musi być odpowiednio uporządkowane. Tradycyjny obieg dokumentów w firmie stosowany jest coraz rzadziej. Zastąpił go elektroniczny obieg dokumentów, który sprawdza się naprawdę świetnie.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów to nic innego, jak rozwiązanie nie tylko nowoczesne, ale również naprawdę praktyczne. Nie bez powodu na obieg dokumentów w takiej formie decyduje się coraz więcej firm bez względu na branżę, w jakiej działają. Elektroniczny obieg dokumentów polega na wdrożeniu w firmie specjalnych systemów przeznaczonych zarówno do digitalizacji, jak i automatyzacji obiegu wszystkich dokumentów, które powstają w firmie.

Jakie są najważniejsze zalety obiegu dokumentów w formie elektronicznej?

Elektroniczny obieg dokumentów, który obejmuje między innymi elektroniczny obieg faktur, sprawia, że w firmie powstaje zdecydowanie mniej dokumentów mających postać papierową. W efekcie nie trzeba zaprzątać sobie głowy zakupem kolejnych szaf, teczek i segregatorów niezbędnych do tego, aby dokumenty uporządkować. Wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów w firmie, zyskuje możliwość bezproblemowego dostępu do dokumentów wytworzonych w przeszłości. Nie trzeba przy tym ręcznie przeszukiwać ogromnego archiwum, co przekłada się na ogromną oszczędność czasu.

Czy elektroniczny obieg dokumentów odciąża pracowników?

Stawiając na obieg dokumentów w formie elektronicznej, dba się o pracowników. Praca z dokumentami w formie papierowej jest niezwykle męcząca. Wymaga regularnego drukowania i porządkowania, co sprawia, że pracownicy są mocno obciążeni pracą. Stawiając na obieg dokumentów w formie elektronicznej, w tym elektroniczny obieg faktur, można być pewnym, że pracownikom będzie się pracowało lżej. Zaoszczędzony czas i energię będą mogli przeznaczyć na realizację innych zadań.

Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Wystarczy postawić na odpowiednie oprogramowanie. Obecnie na rynku działa wiele firm specjalizujących się w dostarczaniu rozwiązań niezbędnych do elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. Jedną z nich jest Baseline  - producent rozwiązań wspierających kluczowe obszary zarządzania przedsiębiorstwem.

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie przynoszące firmie same korzyści. Nie należy się go obawiać. Wdrożenie obiegu elektronicznego nie jest trudne, a przeszkolenie pracowników nie zajmie wiele czasu.